建設智慧一體化檔案室的必要性

      當前智能信息化時代的洶涌來襲，對檔案人而言，最重要的就是要思考如何“管好”和“用好”檔案文件。要“管好”檔案文獻就是要建設能夠適應智能信息化時代的智能檔案館，想“用好”檔案文獻就是必須在大數據環境中建設以用戶為中心提供服務的檔案館。如果說檔案數據是“魚”的話，以往檔案工作模式則相當于“池塘捕魚”，在大數據時代，檔案部門面對的檔案數量規模大、種類繁多，工作模式一定要更靈活更智能化，否則就相當于“大海捕魚”。因而，智能檔案館的建設就顯得如此重要。智能檔案館的核心理念是智能服務，而檔案館要提供智能服務就要將館員、檔案、網絡、數據以及用戶統一在智能網絡中，達到有效挖掘、整合、利用各互動要素產生的海里結構化與非結構化的數據目的。

目前，國內檔案館都存在管理能力不足的情況，歸納后大致有如下問題：（1）檔案管理大多還是停留在目視管理的階段；（2）普遍缺乏自動識別手段，不利于盤點工作展開；（3）檔案館普遍對于實體檔案庫有無、位置等情況缺乏準確把握；（4）無從對于檔案是否在館等準確了解，缺乏安全管理機制；（5）檔案編目流程繁瑣低效、整理耗時長；（6）檔案查閱耗時長，查閱準確率難以達到要求；（7）檔案存放次序較易被打亂，一旦放錯，查找困難；（8）檔案的盤點操作不科學；（9）公共檔案利用率不高；（10）檔案保密工作還是太多依靠人工，保密性差，風險高；（11）檔案防損工作落后，很多珍貴檔案損壞或流失；（12）過期檔案管理滯后，過期檔案銷毀不及時；（13）檔案流動管理混亂，丟失、斷檔頻繁發生；（14）檔案環境不安全，檔案易發霉損壞。

智慧一體化檔案館的建設可有效地解決以上的問題